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  • 信息化:没有终结的新时代运动
  • 2010-03-12 阅读次数:[252]
  • 概要:
    每天的销量是多少,现金是多少,应收、应付款是多少,利润是多少,库存还有多少,公司还有多少资金?这些业务数据都会及时、准确地得到。而且每个产品的备货是多少,还做预测。

    信息化:没有终结的新时代运动

        与新世纪电脑城营业区的忙碌、嘈杂的景象相比,坐在17楼办公室里的王劲松显得稳重而从容,侃侃而谈中,不时发出爽朗的笑声。谈到新时代公司的信息化经历,王总坦言并没有什么戏剧性,新时代的信息化先后经历了三个阶段,一切似乎是顺其自然的。

    早期的信息化烙印
       
    从学校毕业后,王劲松和许多同时代的其他人一样,进入了四川一家国有企业从事销售工作。公司后来发生了一件事让他有些茫然:有一次公司盘库,帐面价值有800万,而实际只有600万,当时每个业务员一年会给公司创造上百万的利润,但这些钱就没有了。
        那家国企倒闭后,王劲松去了香港镭射公司的成都办事处,做总经理。公司的总部在香港,主营业务是电脑配件贸易。当时,镭射在全球统一使用一个润佳(音)的财务管理系统,财务直接对香港负责,每个办事处每天不管营业到多晚,都要通过Modem拨号上网把当天的业务数据传输到总部,作为办事处总经理,王劲松经常要陪会计人员传输数据到,把帐目核对清楚才能下班。镭射的信息化管理让王劲松感受到很多,也学到了很多东西。

    管家婆实现了财务电算化
       
    1997年,王劲松决定自己创业,成立成都新时代电脑经营部,自己做老板。
        从新时代成立第一天起,王劲松要买一套财务软件。但是由于自己不是学财务出身,润佳的系统是标准财务,他搞不清楚。一次偶然的机会他了解到“管家婆”,管家婆软件的“傻瓜财务”理念一下子打动了他,就买了套“管家婆”,用他自己的话说就是,“我要明明白白地做生意”。象很多刚创业的IT经销商一样,王劲松起早贪黑,进货、销售、送货,但每天不管工作到多晚,他一定会把当天的帐务理清楚才回家。当时周围的很多同行小老板都不理解:大家都是手工帐,你却要花2000多元(当时的2000多元还不是一个小数目),你月初资产100万,到月底你有150万,有50万的盈余,你不就很清楚了。但他就坚持亲自管财务,用“管家婆”仔细分析和核对每一笔的业务。在短短几年的时间内,新时代由一家纯硬件销售的公司,发展成为集计算机网络集成、计算机整机及配件、外设等产品销售,同时从事综合布线设计及施工等为一体的多元化企业。与此同时,新时代与国内外许多知名企业建立了良好的合作伙伴关系,如 :联想、IBM、HP、长城、神舟、CISCO、富士通等。
        让王劲松感到自豪的是,这么多年以来,财务上从未出现过大的财务问题,从来没有出现过大面积的的库存积压或“死帐”从来没有,而且即使出问题,也能很快找到原因,这些很大程度应该归功于使用软件。与周围很多成长得比较慢的公司相比,信息化应该是我们快速发展的原因之一。而且,使用软件管帐要比比手工帐安全。他随手拿起办公桌上的水杯,打了个形象的比方,软件就如同这只杯子,水就如同我的资金,无论你怎么倒水,总会有痕迹,这不象手工帐,毕竟自己不懂专业财务知识,要是有人在财务上做手脚,莫名其妙地一笔钱没有了,而自己不是学财务的,自己监管不了,而使用管家婆软件,安全问题就轻松解决了。

    管家婆分销ERP实现了业务、财务的联网
        
    随着公司业务的快速发展,三年前,神舟电脑主动找上门来,选择新时代作为四川地区最重要的业务合作伙伴,把商用机和家用机的业务都交给了新时代。新时代在四川开设了5家专卖店,还有三家分公司,业务覆盖成都、自贡、宜宾、西昌、绵阳、内江等地,零售、分销、行业三大业务都在做。业务规模和销售网络的扩张使公司的管理面临了前所未有的压力。恰好此时,任我行推出了基于互联网的管家婆分销ERP系统,尽管当时该系统才刚刚推出,但王劲松感觉这正适合新时代的管理需要。于是,就动员公司上下,实施了任我行分销ERP。公司上下40多个员工,每个员工都有自己的ID和各自权限,每天上班首先登陆系统,门店销售是现场录单,库房进货、出货通过系统,财务收款、结算也通过系统。
         谈到该系统对自己管理上的帮助,王劲松很是得意:我以前不敢轻易出差或不到公司上班,现在若出差或者因家里有事不来公司上班,也许公司的员工根本就不知道,一切全在系统上办公了。2006年春节过后,王劲松全家去了一个海岛度假,他只带了一个无线上网的笔记本电脑,玩累的时候,他就打开电脑,顺便处理一下公司的业务,丝毫不影响公司正常的运转。
        “对于我们IT商家来说,现在已经是业界公认的‘微利时代\’,对资金的使用效率要求比较高。现在大家拼什么,拼的就是效率,拼的就是经营管理。假如你有200万资金,转一圈是也许就2%的利润,两圈就是4%,4圈就是8%,你能做200万的生意,还是做800万的生意,完全取决于你的资金流通速度,你只有转得快才能把生意做得更大。产品进货结构如果不合理,资金占压,最要命的是货压在手里出不去,比如一台笔记本电脑,在公司库房压几个月,就会亏损一两千元。资金其实如同货物一样,也会出现呆坏帐。货与钱,谁控制得好,谁就拥有竞争力。”王劲松对此感受颇深。
        以前,从早上8点上班开始,公司各门店经理、销售经理、财务主管等挨个向王劲松汇报情况,结果也是云里雾里。因为数据不准确、不及时,公司决策也只能凭感觉是“拍脑袋”,自从实施了管家婆分销ERP V3系统,王劲松的作息时间也有了调整。通常,他白天主要处理一些突发或应急的事情,晚上回到家,21:00以后,头脑冷静下来,就打开笔记本进入系统,他感兴趣的就是库存、利润,应收、应付等业务数据,每天的销量是多少,现金是多少,应收、应付款是多少,利润是多少,库存还有多少,公司还有多少资金?这些业务数据都会及时、准确地得到。而且每个产品的备货是多少,还做预测。神舟有60个产品,如果出现断货,客户满意度就会降低,如果备货过多,就会出现积压。“这个行业竞争激烈,每天都要看,每天都要快速地分析、预测和把握数据。”到凌晨0:00左右,王劲松已经了解了公司所有的业务情况,并对第二天的各项工作做了指导和部署。

     管家婆CRM实现了公司整体管理
       
    在尝到业务、财务联网管理的甜头之后,新时代在信息化建设上并没有停步。2004年,公司实施了管家婆CRM系统。在谈到应用CRM的感受时,王劲松兴奋地说:“通过CRM,公司的管理在进一步朝有序的方向发展,对比周围一些走得慢的公司,我们确实体现出了优势。”
        CRM在新时代的具体应用,主要体现在OA、费用审批、客户跟单上,其中用的最多的是跟单,也就是商机,目前新时代仅仅跟单一项建立有5000条信息。比如一个客户打一个电话要几台电脑,也就当时有员工接电话,给予了信息反馈,或者顺手拿个本子记下来,如果这个客户过十天、半月后再打来电话,也许已经记不得上次是谁和他通过电话了,当时回答的内容也忘记了。现在可以通过CRM建立起跟单客户信息,下次客户打电话进来,可以找到以前的所有记录,当时说了什么、报了什么价等等。即使今后客户不打电话,如果超过一定时间,CRM会自动提醒你,应该和客户联系了。
     还有销售人员的考核。以前销售人员的考核让王劲松感到很头痛。销售以结果论英雄,可如果采用每周考核,某种程度上也不公平,因为有些销售人员可能一个月前30天都没有单子,最后一天却成交了一个很大的单子。实施CRM后,每个销售人员每天的跟单情况都可以通过系统反馈到王劲松那里,即使没有单子成交,通过跟单信息也知道下面这帮业务人员每天的工作进展以及跟单变化,销售人员是做事,还是偷懒,一目了然。同时,也可以给予销售人员一些指导或建议,不要等到问题出现了才知道。

    信息化是一个没有终结的过程
     
    谈到对未来的展望,王劲松坦言,信息化是一个没有终结的过程。在未来,新时代还要进一步建立自己的呼叫中心,与现有系统对接,进一步提高对客户响应速度,提升客户满意度。

     

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